Het Vergunningssysteem

Het Vierde Huis heeft samen met WoningNet een nieuw systeem ontwikkeld: het Vergunningssysteem. Gemeenten kunnen met dit systeem mooie verbeterslagen maken op het gebied van efficiëntie, transparantie en snelheid. Zo biedt het Vergunningssysteem een uitstekende oplossing om het proces voor het aanvragen en toekennen van huisvestingsvergunningen voor particuliere woningen te automatiseren.

Wat is het Vergunningssysteem?

Om een particuliere woning te huren, heb je in sommige gemeenten een huisvestingsvergunning nodig; deze vraag je aan bij de gemeente. De afdeling die huisvestingsvergunningaanvragen in behandeling neemt, kijkt of de aanvrager voldoet aan de voorwaarden die gesteld zijn aan de particuliere woning. Nu gaat dat nog gepaard met veel handmatig werk, e-mails, post en papieren dossiers, die bovendien ook opgeslagen moeten worden.

Het Vergunningssysteem is ontwikkeld om het proces voor het aanvragen en toekennen van huisvestingsvergunning te automatiseren en voor alle betrokkenen te versimpelen. Zo helpt het Vergunningssysteem een gemeente haar processen te optimaliseren voor het volgen, behandelen, vastleggen en verlenen van huisvestingsvergunningen.

Hoe werkt het Vergunningssysteem?

De vergunningsaanvraag kan door de aanvrager via het bijbehorende portaal volledig digitaal ingediend worden. De aanvraag kan dan vervolgens direct door de gemeente in het Vergunningensysteem opgepakt worden. Het systeem leidt je door alle stappen die nodig zijn om tot een toekenning (of eventueel afwijzing) te komen. Geheel volgens de geldende wetgeving (AVG, oftewel Algemene Verordening Gegevensbescherming). Daarnaast heeft de aanvrager altijd inzicht in de voortgang van de aanvraag door in te loggen op de ‘Mijn’-omgeving binnen het digitale portaal van het Vergunningssysteem.

Wat is het resultaat van het afnemen van het Vergunningssysteem?

De optimalisatie van het hele vergunningenproces zorgt enerzijds voor gebruikersgemak, maar ook voor meer transparantie en snelheid. Dit is belangrijk omdat het aantal aanvragen naar verwachting zal stijgen door de groei van midden-huurwoningen. Met het Vergunningssysteem blijft het proces, ondanks die groei, controleerbaar en overzichtelijk. Door de digitale aanlevering en het portaal waarop de aanvrager zelf kan inloggen, is de privacy conform de AVG gewaarborgd; er worden geen gegevens of documenten heen en weer gemaild. Ook de beschikking kan de aanvrager in zijn portaal terugvinden. Uiteraard blijft het natuurlijk mogelijk om vanuit de gemeente de beschikking per brief te versturen. Doordat het Vergunningssysteem geïntegreerd is met het WRB van WoningNet wordt dubbele administratie voorkomen en is het minder foutgevoelig.

‘Door het nieuwe vergunningensysteem van Het Vierde Huis is de aanvraag nu zeer snel afgehandeld, omdat de aanvrager eenvoudig de benodigde informatie zelf kan uploaden. Een vergunning hoeft nu niet meer gemaild te worden, maar staat klaar in het portaal voor de aanvrager. Behalve dat dit proces nu veel sneller kan worden afgerond, is het ook qua informatiebeveiliging verbeterd omdat er niet meer gemaild hoeft te worden’, aldus een gebruiker van het Vergunningssysteem.